สอน การเขียนจดหมายแนะนำตัวสมัครงาน แบบละเอียด: ทุกขั้นตอนที่ควรรู้ก่อนส่ง

โครงสร้างและองค์ประกอบสำคัญของจดหมายแนะนำตัวสมัครงาน

ส่วนหัว (Header)

• ชื่อ-นามสกุล และข้อมูลติดต่อของคุณ (เบอร์โทรศัพท์ อีเมล)
• วันที่เขียนจดหมาย
• ชื่อผู้รับ (หากทราบ) ตำแหน่ง และชื่อบริษัท
• ที่อยู่บริษัท

คำขึ้นต้น (Salutation)

• หากทราบชื่อผู้รับ: เรียน คุณ [ชื่อผู้รับ]
• หากไม่ทราบชื่อผู้รับ: เรียน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ เรียน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา

ย่อหน้าแรก: บทนำ (Introduction)

• แจ้งตำแหน่งงานที่ต้องการสมัครอย่างชัดเจน
• ระบุแหล่งที่มาของประกาศรับสมัครงาน (เช่น จากเว็บไซต์บริษัท, เว็บไซต์หางาน)
• แสดงความสนใจในตำแหน่งงานและบริษัทนั้นๆ โดยสังเขป

ย่อหน้าเนื้อหา: (Body Paragraphs)

• เชื่อมโยงคุณสมบัติกับตำแหน่งงาน: อธิบายว่าทักษะ ประสบการณ์ และความรู้ความสามารถของคุณเหมาะสมกับคุณสมบัติ (Job Description) ที่ระบุไว้อย่างไร ควรยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
• เน้นผลงานและความสำเร็จ: หากมีผลงานที่โดดเด่นหรือตัวเลขที่วัดผลได้ (เช่น สามารถเพิ่มยอดขายได้ X%, ลดค่าใช้จ่ายได้ Y%) ควรกล่าวถึงเพื่อแสดงศักยภาพที่จับต้องได้
• แสดงความกระตือรือร้นและความเข้าใจ: แสดงให้เห็นว่าคุณมีความสนใจในบริษัทและตำแหน่งงานนี้อย่างแท้จริง อาจกล่าวถึงความเข้าใจในธุรกิจ วิสัยทัศน์ หรือวัฒนธรรมองค์กรของบริษัทนั้นๆ หากทำได้
• ใช้คำสำคัญ (Keywords): สอดแทรกคำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานหรืออุตสาหกรรมนั้นๆ ที่ปรากฏในประกาศรับสมัครงาน เพื่อให้ผู้พิจารณาเห็นความสอดคล้องได้ง่าย

ย่อหน้าสุดท้าย: บทสรุป (Conclusion)

• ย้ำความสนใจในตำแหน่งงานและความตั้งใจที่จะร่วมงานอีกครั้ง
• แจ้งความพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์งาน และช่องทางการติดต่อกลับที่สะดวก
• ขอบคุณผู้พิจารณาที่สละเวลาอ่านจดหมายของคุณ

คำลงท้าย (Closing)

• ใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา”
• ลงลายมือชื่อ (กรณีส่งเป็นเอกสาร)
• พิมพ์ชื่อ-นามสกุลเต็ม

ข้อควรจำเพิ่มเติมเพื่อความเป็นมืออาชีพ

• ความกระชับและตรงประเด็น: เนื้อหาควรกระชับ เข้าใจง่าย ไม่เยิ่นเย้อ โดยทั่วไปความยาวไม่ควรเกิน 1 หน้ากระดาษ A4
• ภาษาที่เป็นทางการ: ใช้ภาษาเขียนที่เป็นทางการ สุภาพ และเหมาะสมกับบริบทการสมัครงาน
• ตรวจสอบความถูกต้อง: ตรวจทานคำผิด ไวยากรณ์ และการเว้นวรรคให้ถูกต้องเสมอ อาจให้ผู้อื่นช่วยอ่านทวน
• ปรับให้เข้ากับแต่ละตำแหน่ง: ไม่ควรใช้จดหมายฉบับเดียวสมัครทุกตำแหน่ง ควรปรับเนื้อหาให้สอดคล้องกับลักษณะงานและบริษัทที่สมัครโดยเฉพาะ เพื่อแสดงความใส่ใจ
• รูปแบบ (Formatting): จัดรูปแบบให้อ่านง่าย สบายตา เว้นระยะบรรทัดเหมาะสม เลือกใช้ฟอนต์ที่เป็นมาตรฐานและอ่านง่าย เช่น TH SarabunPSK ขนาด 16
• บันทึกเป็น PDF: หากส่งทางอีเมล ควรบันทึกไฟล์เป็น PDF เพื่อรักษาการจัดหน้าและป้องกันการแก้ไข