ถ้าจะ ขอโทษ ที่ ไม่ สามารถ เข้า ร่วม ประชุม ได้ ภาษา อ ต้องพูดว่าอะไรดีนะ

การแจ้งเมื่อไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ควรทำอย่างมืออาชีพและแสดงความรับผิดชอบ ต่อไปนี้เป็นแนวทางและตัวอย่างประโยคที่สามารถนำไปปรับใช้ได้

แนวทางการแจ้งขอโทษที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้

การแจ้งเหตุผลที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้อย่างสุภาพและเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อแสดงความเคารพต่อผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมท่านอื่นๆ ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้

• การแจ้งล่วงหน้า: ควรแจ้งทันทีที่ทราบว่าจะไม่สามารถเข้าร่วมได้ เพื่อให้ผู้จัดมีเวลาเตรียมการหรือปรับเปลี่ยนแผนได้
• ระบุเหตุผล (ถ้าเหมาะสม): การให้เหตุผลสั้นๆ ที่จำเป็นและเหมาะสม เช่น ติดภารกิจด่วนอื่นที่ไม่สามารถเลื่อนได้ หรือมีอาการป่วย จะช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจสถานการณ์ได้ดีขึ้น
• แสดงความเสียใจ: ใช้คำพูดที่แสดงความเสียใจอย่างแท้จริงที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้
• เสนอแนวทางแก้ไขหรือติดตาม: เช่น สอบถามว่าจะมีการบันทึกการประชุมหรือไม่ หรือขอรับสรุปผลการประชุมในภายหลัง หรือเสนอส่งผู้แทน (ถ้ามีและเหมาะสม)

ตัวอย่างประโยคภาษาไทย

แบบทางการ:

• “กราบขออภัยเป็นอย่างสูงที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมในหัวข้อ [ชื่อหัวข้อการประชุม] ในวันที่ [วันที่] เวลา [เวลา] ได้ เนื่องจาก [ระบุเหตุผลสั้นๆ อย่างสุภาพ เช่น ติดภารกิจสำคัญเร่งด่วน หรือ มีอาการป่วยกะทันหัน] จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา และขออภัยในความไม่สะดวกมา ณ ที่นี้”

• “ดิฉัน/ผม ต้องขออภัยเป็นอย่างยิ่งที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุม [ชื่อการประชุม] ได้ในครั้งนี้ เนื่องจาก [ระบุเหตุผล] หากมีการบันทึกการประชุม หรือมีสรุปประเด็นสำคัญ รบกวนแจ้งให้ทราบด้วย จักขอบคุณยิ่ง”

แบบเป็นกันเองมากขึ้น (แต่ยังคงความสุภาพ):

• “ต้องขอโทษด้วยนะครับ/คะ ที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุม [ชื่อการประชุม] ในวันพรุ่งนี้ได้ พอดีมี [ระบุเหตุผลสั้นๆ] ครับ/ค่ะ เดี๋ยวจะขอตามอัปเดตเนื้อหาจาก [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] อีกทีนะครับ/คะ”

• “ขอโทษจริงๆ ค่ะ/ครับ ที่อาจจะต้องขอลาประชุม [ชื่อการประชุม] เนื่องจาก [ระบุเหตุผล] ฝากอัปเดตเรื่องสำคัญๆ ให้ด้วยนะคะ/ครับ ขอบคุณมากค่ะ/ครับ”

ข้อควรจำ:

• ความกระชับ: แจ้งให้สั้นและตรงประเด็น
• ความสุภาพ: ใช้ถ้อยคำที่สุภาพเสมอ
• ช่องทางการแจ้ง: เลือกช่องทางที่เหมาะสม เช่น อีเมล หรือการสนทนาโดยตรง หากเป็นการแจ้งในนาทีสุดท้าย อาจจำเป็นต้องโทรศัพท์แจ้ง

การสื่อสารอย่างชัดเจนและให้เกียรติผู้เกี่ยวข้องจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน แม้ในสถานการณ์ที่เราไม่สามารถปฏิบัติตามกำหนดการเดิมได้ก็ตาม